Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан, учреждений, организаций, предприятий по социально-правовым вопросам ведется отдельно от общего делопроизводства.
Все обращения, поступающие в университет, регистрируются в день поступления.
Поступившие обращения докладываются руководству в день их поступления.
Обращения граждан, не требующие доклада руководству института, направляются для исполнения в структурные подразделения. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение обращений и передачу исполнителю в день поступления, а так же осуществляют контроль за качественным исполнением.
Если обращение направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с ним всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
Письменное обращение, поступившее в институт, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях, институт вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Ответ на обращение подписывается ректором либо уполномоченным на то лицом.
Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.